第一章 总 则
第一条 为贯彻落实《中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）（以下简称《条例》）和《中共浙江省委办公厅 浙江省人民政府办公厅关于认真贯彻〈党政机关公文处理工作条例〉的意见》（浙委办〔2012〕110号）精神，进一步促进学校党政公文处理工作的规范化、制度化、科学化，不断提高办文质量和工作效率，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 公文处理应符合国家法律法规和其他有关规定，坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第四条 学校党委办公室、校长办公室是学校党政公文处理的管理机构，主管学校的公文处理工作，并指导各部门、下属学院的公文处理工作。
第五条 各部门、下属学院应当高度重视公文处理工作，确定分管领导和专人负责本单位的公文处理工作。
第二章 公文种类
第六条 党政机关的公文种类有：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。学校常用的公文种类有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重要决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）通告。适用于在校内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于校内各单位向学校或学校向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（八）请示。适用于校内各单位向学校或学校向上级机关请求指示、批准。
（九）批复。适用于学校答复校内各单位的请示事项。
（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
凡行文时涉及准则、条例、规定、办法、细则、要点、规划、纲要、计划、方案等《条例》规定以外的文种，可用“印发性通知”形式办理。人事任免选用通知文种。
第三章 公文格式
第七条 学校公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。居中排布，小标宋体字，颜色为红色。
（二）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位，在阿拉伯数字后加“号”字。
（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，姓名用3号楷体字。
（四）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（五）主送机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。
（六）正文。公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（七）附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。
（八）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（九）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。
（十）印章。公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。印章要盖在成文日期中间偏上位置，上不压正文。
（十一）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（十二）附件。公文正文的说明、补充或参考材料。应另面编排，与正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件格式要求同正文。
（十三）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。
（十四）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期，一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字；印发日期右空一字，用阿拉伯标全，后加“印发”二字。
（十五）页码。公文页数顺序号，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘，数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字。
第八条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第九条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第四章 行文规则
第十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。
(一) 学校党委办公室、校长办公室、纪委办公室、党委组织部、工会、团委及具有独立法人资格的单位可印制文件，并对校外正式行文。
各下属学院可印制文件，但只用于本单位内部管理和处理公务，不对外使用，重要公文应当送学校有关部门。
(二) 各职能部门的指令性公文由发文单位起草，送党委办公室、校长办公室审核，经分管校领导审签后，以党委办公室或校长办公室名义印发或转发。各职能部门在各自职权范围内，可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，就日常具体工作安排等向各学院、部门发布通知。
第十二条 向上级机关行文，原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
第十三条 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请求事项。校内各部门、下属学院需向学校请示事项的，应加盖公章，由主要负责人签字后，送党委办公室、校长办公室处理，不得直接报送学校领导。
第十四条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
第十五条 如因工作需要，中共湖州师范学院委员会、湖州师范学院及党委办公室、校长办公室可以联合行文。
第五章 发文办理
第十六条 发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、登记、印制、核发等程序。发文办理应当按规定的程序进行。
学校发文办理的一般程序为：主办部门草拟→主办部门负责人审核→党委办公室或校长办公室初审、核稿→校领导签发→党委办公室或校长办公室复核、登记→主办部门校对→党委办公室或校长办公室终审、印制并核发。
（一）草拟。属于全校范围综合性的文稿，如对上级的请示、报告，学校的工作计划、总结等，由党委办公室、校长办公室协调有关部门共同拟稿；各部门业务范围内的文稿，由业务部门拟稿。起草的文稿应附有公文拟稿纸，注明行文范围、拟稿单位、拟稿人、印制份数、拟稿日期、标题及附件名称。起草的文稿应用A4纸打印。
公文起草应当做到：
1．文稿的基本精神要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及学校有关规定，并同现行有关公文相衔接。
2．全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。
3．观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，文字精练，篇幅简短。
4．文种正确，格式规范。
5．深入调查研究，进行充分论证，广泛听取意见。
6．公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。
7．各单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
（二）审核。职能部门撰拟的以党委或学校名义发出的文稿，必须先经部门负责人审稿，并在公文拟稿纸“处（部）长审稿”栏签字后，分别在党委办公室或校长办公室办理审核手续。经审核不宜发文的文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。若无紧急情况，各单位不得直接将文稿报送校领导阅批。
经学校授权，出国政审文件，由外事处和组织部负责审核；教职工退休文件，由人事处负责审核。
（三）签发。属全局性的重大问题，由书记或校长审签（或会签）；属具体工作问题，按照工作分工由分管校领导审签，其中涉及其他校领导分管的工作，由相关领导会签；属已经有关会议讨论通过的事项，由分管校领导审签。
（四）复核。已经发文机关负责人签批的公文，由党委办公室、校长办公室分管主任对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（五）登记。对复核过的公文，党委办公室、校长办公室应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（六）印制。公文印制必须确保质量和时效。
（七）核发。公文印刷完毕，党委办公室、校长办公室应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第六章 收文办理
第十七条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。学校收文办理应当按规定的程序进行。
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
上级机关下发或交办的公文、平行机关印发的公函以及学校下级单位报给学校的“请示”、“报告”等由党委办公室、校长办公室签收。上级各业务主管部门直接对我校职能部门、学院的发文和在会议上所收到的文件，须先交到党委办公室、校长办公室登记后再进行办理。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载，要办理编号、登记手续，填附“公文处理单”。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。收到的公文由党委办公室、校长办公室分管主任提出拟办意见后，报学校有关领导批示或转有关单位办理。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕，确有困难的，应当及时予以说明。对于不属于本单位职权范围或者不宜本单位办理的，应当及时退回党委办公室、校长办公室并说明理由。需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位，主办单位要主动与有关单位协商办理。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。要及时了解掌握公文的办理进展情况。送学校领导批示或交有关部门办理公文，党委办公室、校长办公室要负责督促承办部门按期办结。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第七章 公文管理
第十八条 学校公文由党委办公室、校长办公室统一管理，并按照保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第十九条 涉密公文的管理。对于上级机关发来的密级文件，除注明个人亲启件外，一律由党委办公室机要室工作人员负责拆封登记并按相关规定程序处理。参加会议带回的秘密文件、资料，个人不得保存，必须及时移交党委办公室密件管理人员，移交时要认真履行移交手续。密级文件由校领导根据密件的密级和工作需要确定传达范围。
涉密公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当符合保密规定并经学校分管领导批准。复制、汇编的涉密公文视同原件管理。复制件应当加盖复制单位印章。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第二十条 公文的立卷与归档。公文办理完毕后，应按照《档案法》及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。所有公文每年年终清理一次，学校层面的公文资料的整理、分类、立卷、归档工作由党委办公室、校长办公室专职秘书负责，需要由有关职能部门立卷归档的，分发给有关职能部门归档。
第二十一条 公文的撤销和废止。公文的撤销和废止由发文单位根据职权范围和学校有关规定决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第二十二条 公文的销毁。不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁，销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，送指定场所，由两人监销，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第二十三条 工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附 则
第二十四条 公文处理中电子文件的有关规定另行制定。
第二十五条 本办法自印发之日起施行。《湖州师范学院公文处理办法（试行）》（湖师院党办发〔2008〕14号）同时废止。校内各单位公文处理工作参照本办法执行。
附件：湖州师范学院常用发文字号和主要形式
一、学校党政常用发文字号和主要形式
（一）学校党委、党委办公室文件
1．中共湖州师范学院委员会文件：编“湖师院党”、“湖师院党发”、“湖师院党干”等字号。其中，“湖师院党”文件为上行文，主要用于以校党委名义向上一级机关请示、汇报工作；“湖师院党发”、“湖师院党干”文件为下行文，主要发给校内各单位的普发性文件。
2．中共湖州师范学院委员会办公室文件：编“湖师院党办发”字号，为下行文，主要发给校内各单位的普发性文件。
3．中共湖州师范学院委员会会议纪要。记载和传达党委会会议或党委会扩大会议讨论的情况和决定事项。发送范围根据会议内容确定。
4．中共湖州师范学院委员会办公室抄告单：主要用于转达不宜用正式文件答复有关部门的请示事项或有关会议决定事项。
（二）学校行政、校长办公室文件
1．湖州师范学院文件：编“湖师院”、“湖师院发”、“湖师院干”、“湖师院函”、“湖师院职”、“湖师院发学”等字号。其中，“湖师院”文件为上行文，是学校用于向上级机关请示或汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。“湖师院发”、“湖师院干”、“湖师院职”、“湖师院发学”等文件为下行文，主要发给校内各单位的普发性文件。“湖师院函”文件为平行文，用于向与学校没有隶属关系的单位商洽工作或请求审批事项。
2．湖州师范学院校长办公室文件：编“湖师院校办发”字号，为下行文，主要发给校内各单位的普发性文件。
3．校长办公会会议纪要：记载和传达校长办公会会议讨论的情况和决定事项，按规定印发。
4．湖州师范学院校长办公室抄告单：主要用于转达不宜用正式文件答复有关部门的请示事项或有关会议决定事项。
（三）组织部文件
编“湖师院组发”字号。
（四）专门委员会文件
“中共湖州师范学院纪律检查委员会文件”、“湖州师范学院工会委员会文件”和“共青团湖州师范学院委员会文件”，分别编“湖师院纪”、“湖师院工”和“湖师院团”字号。
（五）校内普发文件主送和抄送机关名称
学校党政联合行文的普发文件，主送机关为“各分党委、党总支，附属医院党委，各部门、下属学院”，抄送机关为“求真学院党委”；党委普发文件的主送机关为“各分党委、党总支，附属医院党委”，抄送机关为“各部门，求真学院党委”；校行政普发文件的主送机关为“各部门、下属学院，附属医院”，抄送机关为“党委各部门，求真学院”。
二、教学单位发文字号编制形式
（一）发文机关标识
由“湖州师范学院+（教学单位全称或规范化简称）+文件”组成，居中排布，小标宋体字，颜色为红色，字号小于学校党政文件标识。
（二）发文机关代字
商学院（湖师商）、社会发展与管理学院（湖师社管）、政治学院（湖师政治）、教师教育学院（湖师教育）、体育学院（湖师体育）、文学院（湖师文学）、外国语学院（湖师外语）、艺术学院（湖师艺术）、理学院（湖师理学）、信息与工程学院（湖师信工）、生命科学学院（湖师生科）、医学院（湖师医学）、护理学院（湖师护理）、求真基础部（求真基础）、继续教育学院（湖师继教）。
抄送：求真学院。
湖州师范学院党委办公室 2012年12月12日印发